Компоненты электронного письма

Структура электронного письма с точки зрения пользователя

Электронные сообщения одновременно и похожи, и сильно отличаются от привычных старшему поколению бумажных писем. Но независимо от почтового сервиса, структура имейла всегда однотипная. Перечислим компоненты электронного письма, кратко охарактеризовав каждый из них:

  1. Поле «Кому». В данном поле указывается адрес получателя. Если адресатов несколько, разделяйте их точкой с запятой.
  2. Поле «Тема письма». Во многих почтовых сервисах оно считается обязательным для заполнения. Да и пользователям будет проще найти письмо, если в нем будет корректно указана тема.
  3. Тело письма. В теле письма располагается основной текст.

Видео

Структура E-mail для деловой переписки

Если до сих пор речь шла о структуре имейла с технической точки зрения, то теперь рассмотрим элементы корректно составленного электронного сообщения для деловой переписки, ведь каждая уважающая себя компания старается соответствовать общепринятым нормам коммуникаций.

Хотя существует большое количество разнообразных классификаций электронных сообщений, по структуре оформления они делятся на две группы. Первая группа — письма-коммуникации, они используются в ходе работы. Вторая — письма-договоренности: сообщения, в которых подводится итог встречи, обозначаются сроки выполнения работ и прочие важные аспекты для пояснения действий, требующихся от каждой из сторон.

Перечислим компоненты электронного письма каждого типа отдельно.

Компоненты электронного письма с технической точки зрения

С технической же точки зрения, любое электронное письмо включает в себя еще и следующие составляющие:

  1. Заголовки, или, как их еще называют, конверты SMTP-протокола. Эти заголовки могут входить в состав тела письма, а могут быть не включены в него. То есть возможна ситуация, когда почтовый сервер имеет больше информации, чем указано в теле сообщения. Заголовок содержит в себе адреса отправителя, получателей и адрес отправляющего узла.
  2. Само сообщение, которое на языке SMTP-протоколов называется Data. Оно, в свою очередь, подразделяется на:
  • заголовок письма — по аналогии с бумажной почтой в нем содержатся данные о почтовых серверах, которые прошло письмо, и некоторая другая информацию;
  • тело письма — непосредственно текст письма.

Письмо-договоренность

Как уже было сказано выше, этот вид электронных сообщений используется для подведения итогов встречи, обозначения плана мероприятий с каждой стороны и фиксации сроков исполнения. Такие письма являются своеобразным «протоколом» встреч и позволяют удобно структурировать информацию. Письмо такого типа строится по плану:

  1. Приветствие. Если количество участников встречи, итоги которой подводятся в письме, было небольшим, можно перечислить всех по именам либо использовать обобщенный тип приветствия.
  2. Повтор цели встречи, итоги которой подводятся в письме.
  3. Список вопросов, которые обсуждались во время собрания. По каждому вопросу указываются принятые договоренности, решения и сроки исполнения.
  4. Список вопросов, которые не требуют срочного решения, но упускать их из виду нельзя.
  5. Уточнение мнения участников встречи — все ли учтено?
  6. Подпись по шаблону.

Теги