Google Таблицы – электронные таблицы для бизнеса

Диаграммы и графики в «Google Таблицах»

Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.

Рассмотрим процесс создания диаграмм и настройки этого инструмента на примере сводной таблицы, которую мы сделали в предыдущем пункте. Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».

В визуальное представление попала строка «Итого» —

В визуальное представление попала строка «Итого» — сумма прибыли по всем каналам. Поскольку ее значение в несколько раз больше, чем по каждому каналу в отдельности, остальные столбцы диаграммы на фоне выглядят слишком мелко — анализировать и сравнивать неудобно. Поэтому для начала уберем эту строку с графика, отредактировав диапазон — кликаем по пиктограмме таблицы в строке «Диапазон данных» «Редактора диаграмм» и выбираем нужный.

Посмотрим, что еще мы можем сделать с диаграммой:

Посмотрим, что еще мы можем сделать с диаграммой:

  1. Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».
  2. Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
  3. Сменить диапазон значений.
  4. Добавить, удалить и изменить оси и параметры.

Основные манипуляции с диаграммой собраны на вкладке «Данные». На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:

  • перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
  • поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
  • изменить фон диаграммы;
  • отредактировать название диаграммы и осей и т. д.
Настроек много, но все они интуитивно понятны.

Настроек много, но все они интуитивно понятны.

Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты.

Видео

Работа с функциями

Как и в Excel, для обработки данных в Google Sheets доступны функции. Вам необходимо ввести стандартизированную формулу – и программа сделает необходимые расчеты.

Для запуска инструмента требуется ввести «=» в ячейку. Система предложит самые используемые функции. Если из показанных вариантов ни один не подходит, напишите первые буквы. Подсказки помогут найти то, что вам нужно. После этого требуется выбрать массив одним из двух способов:

  • Ручным вводом первой и последней ячейки для анализа в скобки.
  • Выделением нужного диапазона с помощью мышки.

Маркетологи часто используют функции для расчетов

Маркетологи часто используют функции для расчетов средних показателей, затрат и коэффициентов. Например, если у вас есть данные по затратам на рекламные объявления, количество переходов и совершенных целевых действий, с помощью простых формул вы можете посчитать цену за клик (CPC), коэффициента конверсии и другие показатели эффективности. Ввести функцию нужно только один раз – для остальных данных её достаточно растянуть на другие ячейки в столбце или строке.

Визуализация данных в Google Таблицах

Сегодня можно найти немало сервисов для визуализации аналитических данных: Power BI, Modus, Tableau и др. Однако это можно сделать и в самих гугл-таблицах, создав столбчатый график или круговую диаграмму. Для этого нужно выделить рабочий диапазон данных, нажать на вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Создать диаграмму».

После того, как вы создадите диаграмму появится обПосле того, как вы создадите диаграмму появится область, где можно будет отредактировать новый элемент: поменять диаграмму на график, изменить формат, цвет или убрать заголовок

Как изменить масштаб страницы в Google таблицах

Смена масштаба добавилась относительно недавно в гугл таблицах и сделать это можно следующим образом: 
Проходим путь в меню: Вид -> Масштаб.

Кроме этого можно выбрать режим отображения таблицы полноэкранный. Для этого необходимо выбрать пункт меню на панели управления Вид -> Полный экран. После этого действия вверху свернется панель управления инструментами. Попросту говоря исчезнет верхняя панель меню.

Для того, чтобы режим просмотра вернуть в прежний вид, достаточно просто нажать на клавиатуре клавишу Esc.

Работа с данными в Google Таблицах

Сервис достаточно подробно описывает функциональные возможности в справочном разделе. Как пользоваться основными функциями сервиса и какие опции в них представлены — рассмотрим далее.

Как защитить данные от редактирования

На внесение изменений другими пользователями можно поставить запрет. Есть вариант ограничить опцию во всем документе или сделать это только для отдельных листов, диапазонов или ячеек. 

Чтобы добавить ограничения, действующий на определенном промежутке, необходимо вызвать контекстное меню, указать «Защитить диапазон». Есть вариант пойти другим путем: через раздел «Данные» — «Защищенные листы и диапазоны». Здесь доступна опция блокировки изменений для листа или определенного диапазона документа.

Форматы данных

Под «Данными» подразумеваются текст и цифры, которые заносятся пользователем в таблицу. Они могут отражаться в разных форматах:

  • числа;
  • проценты;
  • валюта;
  • дата;
  • время.

Прочие форматы данных — производные от исходных вариантов. Например, валюта может отображаться через десятые или округляться до целых чисел. Ее можно заменить обозначением «р.» перед цифрами. То же правило написания действует и с другими форматами. Чтобы сменить формат на необходимый, нужно выделить определенную строку, открыть раздел «Формат» — «Числа».

Условное форматирование данных

В Google Таблицах можно поменять внешний вид данных, в частности, текста и ячеек. Сервис позволяет автоматизировать процесс изменений, исходя из того, какие данные там размещаются. Для этого применяются правила условного форматирования. Они настраиваются для всей таблицы, определенного диапазона, строки, столбца и даже для ячейки.

Для настройки правил необходимо перейти в раздел «Формат» — «Условное форматирование». С правой стороны располагается диалоговое окно. С помощью клика на раздел «Добавить правило» можно перейти в настройки. Здесь вы сможете настроить правило, в соответствии с которым ячейки будут иметь единый формат, например, одинаковый цвет.

Фильтры и сортировка

Инструменты для сортировки и фильтрации располагаются в разделе «Данные» в главном меню. Сортировка используется для быстрого форматирования листа в прямом или обратном порядке в соответствии с буквами алфавита, если документ текстовый. Числа сортируются от наименьшего к наибольшему или наоборот.

Фильтры помогают скрыть информацию, работа с которой в данный момент не ведется. Этот инструмент помогает ориентироваться в больших документах и не запутаться в информации.

Проверка данных

Функция позволяет убедиться, что сведения соответствуют указанным параметрам. Допустим, в столбце должны присутствовать исключительно даты. Чтобы отыскать возможные ошибки, в разделе «Данные» — «Проверка данных» надо выставить настройки, в соответствии с которыми будет происходить проверка. В меню  «Правила» выбрать подходящий вариант — в данном случае это «Дата». При необходимости, проверять можно не весь документ, а указать диапазон ячеек, которые следует проверить на соответствие формату.

Сводные таблицы

Полезный инструмент для анализа информации. Используется, когда необходимо структурировать и предоставлять в понятном виде большие объемы информации. С помощью сводных таблиц можно формировать наглядные выводы на основании имеющейся аналитики.

Для создания такого отчета в необходимой таблице перейдите в раздел «Данные» и укажите «Сводная таблица». Сервис сформирует новый лист и откроет редактор. Кликните на вариант «Добавить» и выберите сведения, которые будут представлены в сводной таблице.

Мгновенная вставка картинок из интернета

Если размер изображения не превышает 50 МБ — его можно вставить в документ. Доступные форматы: png, jpeg и gif. Чтобы добавить картинку из интернета, необходимо кликнуть на нее правой кнопкой мыши, выбрать вариант «Копировать картинку». Далее выбрать подходящую ячейку, кликнуть на нее правой кнопкой мыши и нажать «Вставить». Это удобно, если не хочется скачивать картинку на ПК. Что касается копирования изображений, хранящихся в памяти компьютера — таким способом их в документ не добавить. Но есть второй вариант: зацепить картинку и перетащить в документ. Он работает как для фото из интернета, так и тех, что уже сохранены.

Как сортировать данные в Google Таблице

Все необходимые для сортировки и фильтрации функции располагаются в разделе «Данные». Сортировать информацию можно в порядке возрастания или убывания, также можно установить сортировку данных по одному или нескольким критериям столбца.

Фильтры в свою очередь прячут те данные, которые сейчас не так важны. Это удобно, если вы работаете с большим объёмом информации. Так, вы загрузили в гугл-таблицу квартальные отчёты всех отделов вашей компании, но проанализировать вам нужно только данные за последний год, или вы хотите посмотреть публикации по одной рекламной площадке в большом контент-плане. В таком случае просто выбирайте нужный фильтр, а остальные не будут вам мешать.

В сервисе настроить фильтрацию данных двумя способами:

  • через инструмент «Создать фильтр» — вы отфильтруете содержимое таблицы, а у других пользователей отобразятся уже отсортированные данные.
  • через инструмент «Фильтры» — подойдёт, если вы хотите скрыть часть информации так, чтобы её видели только вы. Для этого нажмите на вкладку «Создать новый фильтр».

Фильтрация и сортировка помогают работать с большиФильтрация и сортировка помогают работать с большим объёмом данных

Также во вкладке «Данные» вы найдёте полезный инструмент под названием «Настроить проверку данных». Он позволит понять на сколько соответствуют данные в ячейке заданным параметрам. Допустим, вы хотите, чтобы в одном диапазоне были только числа. Для проверки вам нужно нажать кнопку «Настроить проверку данных» в появившимся окне найти поле «Правила» и в выпадающем списке выбрать пункт «Числа».

После того, как настроите проверку данных, не забуПосле того, как настроите проверку данных, не забудьте нажать кнопку «Сохранить»

Научиться работать с гугл-таблицами помогут курсы из нашей подборки Топ-4 курсов по обучению работе в Google-таблицах

Полезные функции

Как добавить диаграммы

Вставить диаграмму можно из панели инструментов или из главного меню по пути «Вставка» – «Диаграмма». После этого справа вы увидите редактор диаграмм. Можете выбрать тип, указать диапазон данных, задать число столбцов и строк, поменять цвет графика и пр.

Как добавить функцию

Функции – это формулы, по которым обрабатываются данные в таблице. Например, данные проверяются на соответствие условиям, или суммируются.

Чтобы вставить функцию, нажмите на ячейку и введите «=». После этого можно писать функцию – сервис даст подсказки. В скобках указываются данные для вычислений. Если нужно, введите аргументы.

Пример ввода формулы, которая начинается на «A». С
Пример ввода формулы, которая начинается на «A». Сервис даёт подсказки из встроенных формул

Если не знаете, как называется формула, найдите её в общем списке. Для этого нажмите на знак функции на панели инструментов, либо выберите в меню «Вставка» – «Функция».

Как подключить дополнения

Зайдите в «Расширения» в главном меню, затем «Установить дополнения». В открывшемся окне вы можете найти нужную программу через поиск. Или нажмите знак меню слева вверху, чтобы выбрать категорию или посмотреть совместимость с продуктами Google.

Например, здесь можно подключиться к Google Analytics. После установки сервис появится в разделе «Дополнения» в файле.

Работа с функциями

Гугл Таблицы содержат функции — формулы, по которым обрабатываются имеющиеся данные. Благодаря функциям, они могут суммироваться, сравниваться или изучаться на соответствие заданным условиям.

Чтобы добавить функцию, нужно указать знак «=» для формирования соответствующей команды. После этого указывается название функции. Алгоритмы подскажут возможные варианты из тех, что встроены в систему. В скобках указывают данные, которые будут использованы для проведения подсчетов. При необходимости можно добавить дополнительные аргументы.

Как начать работу в «Google Таблицах»

Для полноценной работы в программе необходимо зарегистрировать аккаунт в Google. Когда вы сделаете это, сможете пользоваться и другими сервисами системы, например Google Docs и «Google Презентациями».

Форма регистрации аккаунта в сервисе Gmail
Форма регистрации аккаунта в сервисе Gmail

После создания почты на Gmail войдите в сервис одним из способов:

  • Через иконку «Google Таблиц». Попадёте на главную страницу сервиса. Здесь вы можете создать новую таблицу – для этого выберите пустой файл или шаблон из галереи.
Нажмите на иконку «Google Таблиц», чтобы попа
Нажмите на иконку «Google Таблиц», чтобы попасть в сервис

Если вы уже работали с таблицами (например, просматривали файлы по ссылке), вы увидите их на главной странице.

  • Через «Google Диск». На главной странице под логотипом Диска нажмите «Создать» и выберите «Google Таблицы». Можете создать таблицу с нуля или заполнить готовый шаблон.
Нажмите на стрелку справа от «Google Таблиц»,
Нажмите на стрелку справа от «Google Таблиц», чтобы выбрать вариант таблицы

Как открыть файл Excel в «Google Таблицах»

Зайдите в любую таблицу, затем в меню нажмите «Файл» – «Открыть». В новом окне перейдите во вкладку «Загрузка». Нажмите на синюю кнопку, если хотите выбрать файл с устройства, или перетащите его в открывшееся поле.

Поле для загрузки файла в «Google Таблицах»
Поле для загрузки файла в «Google Таблицах»

Как скачать файл из «Google Таблиц»  

Сервис позволяет сохранить файлы в нескольких форматах – XLSX, CSV, PDF и др. Зайдите в «Файл», нажмите «Скачать». Выберите подходящий вариант из предложенных.

Доступные для скачивания варианты форматов файла
Доступные для скачивания варианты форматов файла

Можно ли работать с файлом Excel в Google Sheets

Да, вы можете работать с xlsx-файлом, не переводя его в формат «Google Таблиц». В этом случае он будет отображаться с зелёным значком .XLSX рядом с названием файла.

Сортировка и фильтрация данных

Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.

Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.

Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на

Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».

Что касается фильтров, они позволяют скрывать в та

Что касается фильтров, они позволяют скрывать в таблице определенные данные, оставляя только те, что нужны на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:

  1. «Создать фильтр» (сокрытие информации для всех пользователей).
  2. «Фильтры» => «Создать новый фильтр» (фильтрация сведений для себя).

Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в

Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.

Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогичн

Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.

Теги

Теги